INSERIMENTO O MODIFICA DELL’OPERATORE

Nell’agenda possiamo inserire gli appuntamenti di parrucchieri, estetiste e risorse in generale (ad esempio cabine, macchinari ecc.). Gli appuntamenti andranno associati ad un cliente e ad una prestazione specifica in modo da poterle importare poi nelle presenze in salone e se lo si desidera anche in cassa, per velocizzare l’emissione del conto.

La prima attività è quella della definizione degli operatori o lavoranti.

selezionare “Impostazioni”  e cliccare “Operatori” () nella schermata che compare si potrà aprire una scheda già esistente cliccando su “apri” ( ) oppure crearne una nuova cliccando su “nuovo” ( )

Nella maschera è possibile inserire/modificare le informazioni dell’opertatore, dovrà essere indicato di che “Tipo” di risorsa si tratta e a quale “Categoria” appartiene

In seguito bisognerà generare un numero ID, cliccando su “Genera ID Agenda”, per creare un legame
operatore → agenda. Dopo aver salvato cliccando su “Risorse” () si potranno vedere tutti gli operatori inseriti precedentemente.

Selezioniamo l’operatore per impostare le opzioni:

• descrizione: il testo che andremo ad inserire in questo campo sarà quello che comparirà in testata alla colonna;
• tipo: permette di definire se si tratta di una risorsa umana oppure di una risorsa materiale, la risorsa umana corrisponde a ciascuno dei nostri operatori, mentre la risorsa materiale indica ogni risorsa che non possa essere definita umana, come ad esempio il lettino abbronzante;
• categoria: questo dato corrisponde alla categoria inserita precedentemente per gli operatori, mentre per le risorse materiali dovrà essere impostato per la prima volta, se lo si desidera potranno essere inseriti diversi tipi di categoria all’interno delle tabelle → varie;
• colore risorsa: è il colore che viene impostato per lo sfondo della colonna di quel operatore;
• colore attività: è il colore che viene assegnato agli appuntamenti presi per l’operatore;
• articolo standard: può essere utilizzato quando una risorsa svolge una sola prestazione, ad esempio il lettino abbronzante che permette di fare solo sedute da 5 minuti;
• cat. standard addebiti: permette di indicare un menù creato precedentemente che raggruppa più servizi;
• visualizza: questa spunta dovrà essere attivata per far in modo che l’operatore si possa vedere all’interno dell’agenda;
• attiva promemoria via SMS: se verrà attivata la spunta permetterà di inviare dei messaggi di reminder;
• operatore: l’operatore standard permette di associare a una risorsa materiale una risorsa umana, se utilizzeremo anche “operatore II”, “operatore III” ecc. allora potremo associare più risorse umane ad un unica risorsa materiale;
• ID G Cal: permette di associare un account Gmail alla agenda in modo da creare un’agenda online

COME CREARE UNA RISORSA MATERIALE 

Cliccare “Risorse” () e nella schermata che si apre selezionare “Nuovo”  fatto ciò dovremo andare a indicare come “tipo” risorsa “MATERIALE”,

ad una risorsa materiale potranno essere associate delle risorse UMANE, come spiegato in precedenza, tramite l’utilizzo di “operatore standard”,”operatore II”, “operatore III” ecc.

avendo inserito una risorsa materiale ora quando andremo a inserire degli appuntamenti al suo interno potremo associarli a un operatore

e viceversa, quando andremo a inserire un appuntamento, per un operatore, potremo associarlo a una data risorsa materiale

STRUTTURA VISUALIZZAZIONE AGENDA

L’agenda può essere visualizzata tramite filtri da selezionare dalla barra laterale sinistra. Premendo l’icona “Calendario” ( ) il menù laterale scomparirà. Se poi verrà cliccata nuovamente apparirà.

• Seleziona Tipo Risorse: permette di vedere le colonne suddividendole per categoria della risorsa, oppure tutte le categorie contemporaneamente;

• Seleziona Tipo Vista: permette di vedere l’agenda suddivisa per giorno, giorni lavorativi, settimana oppure mese in modo di avere un idea più generale degli appuntamenti presi;

• Seleziona Aspetto Appuntamenti: permette di scegliere in che ordine vedere i dati degli appuntamenti che sono stati  registrati;

• Scala temporale: permette di vedere l’agenda suddivisa in frazioni di tempo differenti, che potranno essere 5,15 e 30 minuti oppure 1 ora.

INSERIMENTO APPUNTAMENTI

passiamo quindi all’inserimento degli appuntamenti, dopo avere inserito il nome del cliente, cliccare col tasto destro del mouse all’interno di una cella comparirà una selezione multipla scegliendo “Nuovo Appuntamento” comparirà una schermata nella quale è possibile cambiare il nome del cliente oppure inserire la prestazione che esso richiede

La stessa schermata è possibile visionarla cliccando due volte su una cella col tasto sinistro del mouse.

È possibile creare appuntamenti che durino più del periodo di tempo di una cella, infatti potremo selezionare più celle e a questo punto cliccare col tasto destro per creare l’appuntamento

altrimenti, se non andremo a selezionare un maggior numero di celle, una volta aperto l’inserimento dell’appuntamento potremo andare a modificare il periodo temporale a nostro piacere.

Eventulmente, se il servizio richiede una posa (es. il colore, che ha un tempo di applicazione) sarà possibile inserire nel riquadro “Pausa” i minuti di stacco dal successivo appuntamento, così da rendere libero il tempo libero per effettuare un’altro servizio ad un cliente.

GESTIONE CALENDARIO

Tramite l’agenda è possibile gestire il calendario dei propri operatori selezionado “Impostazioni”  e andanndo a cliccare “Calendario Risorse” (  ) oppure

cliccando col tasto destro del mouse all’interno di una cella comparirà una selezione multipla scegliendo “Calendario Risorse” comparirà una schermata nella quale è possibile impostare il calendario del operatore

andiamo quindi a inserire gli orari che ci interessano per ogni operatore:

• OPERATORE 1 (inserimento orario, distinto giorno per giorno, continuato)

• OPERATORE 2 (inserimento orario, distinto giorno per giorno, con pausa)

• OPERATORE 3 (inserimento orario unico, ovvero uguale ogni giorno)

Nell’inserimento distinto giorno per giorno è possibile  salvare lo schema che andiamo a creare dandogli un “Nome schema calendario” e premendo “SALVA / MODIFICA”,

inoltre prima di generare il calendario per l’operatore bisogna stare attenti di aver inserito l’intervallo di tempo di generazione corretto

Con la gestione di calendario andremo a modificare solo i giorni della settimana che andremo a selezionare

Dopo aver generato i calendari l’agenda sarà simile alla seguente

andiamo ora a settare in Configurazione → Impostazioni → Moduli Opziozali l’orario e i giorni d’apertura del nostro negozio

se ora, all’interno dell’agenda andiamo a contorllare le “opzioni di visualizzazione” ( ) e selezioniamo  la vista, sarà differente

dopo la modifica apportata ai Moduli Opzionali vedremo solo i giorni di apertura del negozio e gli orari di apertura saranno coerenti con gli orari di lavoro degli operatori

EVENTUALI MODIFICHE DI PRESENZA

Nel caso un nostro operatore un giorno sia assente, noi potremmo inserire la sua assenza in calendario andando nella “Gestione Calendario”, una volta inserito l’operatore, il lasso di tempo e la motivazione basterà cliccare su “GENERA FERIE”

(in questo modo l’operatore risulterà assente per la giornata per malattia)

Nel caso in cui il nostro operatore ci chieda un permesso per due ore in una giornata allora per inserire l’assenza bisognerà cliccare col tasto destro del mouse all’interno della cella e cliccare “Assente”, a questo punto ci verrà richiesto la descrizione di tale assenza, una volta inserita premendo “OK” l’assenza verrà salvata.
Se necessario è possibile riportare un lasso di tempo, che era stato segnato come Non Disponibile (ND) o che era stato segnato come “Assente”, nuovamente attivo, per fare ciò basta cliccare col tasto destro su una disattivata e selezionare “Presente”, in questo modo la cella tornerà disponibile e sarà possibile inserirgli degli appuntamenti.

AGENDA → CASSA

In questo modo andando nella cassa, solo se è presente la schermata
“Presenze in salone”, è possibile vedere i clienti presenti in agenda e riportarli direttamente in cassa

SPOSTA APPUNTAMENTO AGENDA

All’interno dell’agenda, è possibile spostare uno o più appunmenti di un cliente ad un’altra data.

Per fare ciò, selezionare l’appuntamento o più appuntamenti relativi al cliente tendendo premuto il tasto CTRL e facendo click con il tasto sinistro del mouse premere sull’appuntamento.

Dopodiché; rilasciare il tasto e portandosi su uno degli appuntamenti appena selezionati con il mouse, premere il tasto destro, poi premre taglia e recandosi all’interno del giorno prescelto premere “incolla”.